No cenário competitivo atual, as organizações buscam constantemente formas de otimizar seus processos e traduzir suas estratégias para a prática do dia a dia. A Arquitetura de Processos emerge como uma ferramenta essencial nesse contexto, proporcionando uma visão estruturada que conecta a estratégia organizacional aos processos. Este artigo explora o conceito, os benefícios e os passos para estruturar uma Arquitetura de Processos.

O que é Arquitetura de Processos?

Ao introduzir o conceito de Cadeia de Valor, Michael Porter foi o primeiro autor a enfatizar o papel dos processos para alcançar vantagens competitivas.

Porter definiu Cadeia de Valor como um conjunto de atividades interconectadas executadas por um negócio para entregar valor aos seus clientes. Para o autor, toda empresa possui atividades primárias, que agregam diretamente aos clientes, e atividades de suporte, que sustentam a execução das atividades primárias. Porter argumentou que uma empresa pode criar vantagem competitiva sustentável ao ajustar a Cadeia de Valor à estratégia pretendida.

Mais recentemente, tem-se utilizado a expressão Arquitetura de Processos para nomear a organização lógica dos diversos processos de um negócio, em uma visão integrada.

A Arquitetura de Processos pode ser definida então como a organização dos processos de uma empresa de maneira que eles suportem a sua entrega de valor. A Arquitetura de Processos oferece uma visão holística, base para o alinhamento dos processos críticos do negócio à estratégia definida. Essa abordagem não apenas ajuda a melhorar a eficiência operacional, mas também é a base para que os esforços da organização estejam focados em alcançar os resultados desejados.

Benefícios da Arquitetura de Processos

Implementar uma arquitetura de processos traz inúmeros benefícios: 

1. Facilidade na Identificação dos Processos de Negócio: permite identificar claramente os processos e seus relacionamentos, facilitando o alinhamento com os objetivos estratégicos.
2. Formalização da Visão de Processos: estabelece a base para uma gestão compartilhada por meio de comitês de processos, promovendo uma governança eficaz e colaborativa.
3. Visibilidade das Interfaces Críticas: identifica e destaca interfaces que requerem atenção, especialmente em processos de alto risco e complexidade.
4. Conhecimento Estruturado dos Pontos de Interação com Clientes: alinha as iniciativas de processos com a entrega de valor ao cliente, adotando uma abordagem centrada no cliente (visão outside-in).
5. Facilidade na Identificação de Duplicidades e Desconexões: ajuda a detectar e corrigir duplicidades, desconexões ou lacunas nos processos, promovendo a eficiência operacional.
6. Visibilidade para o Desdobramento de Indicadores: permite a definição de indicadores claros para medir o desempenho dos processos, tanto de suporte quanto finalísticos.
7. Estrutura Organizada para Acesso à Informação: cria a base para um repositório de padrões que facilita o acesso dos colaboradores às informações e normativas dos processos, promovendo a conformidade e eficiência.

Níveis de Detalhamento na Arquitetura de Processos

Um dos desafios na criação da Arquitetura de Processos é determinar o nível de detalhe necessário. É importante encontrar um equilíbrio entre a complexidade e a praticidade, garantindo que os processos sejam representados de forma clara, mas sem excessos que possam dificultar a implementação.

O nível de detalhe deve ser suficiente para permitir uma compreensão clara dos processos e suas interações, mas flexível o bastante para permitir ajustes conforme necessário. Dessa forma, o número de níveis e seus nomes/rótulos variam de acordo com os métodos e convenções de nomenclatura utilizados em diferentes organizações. Abaixo é apresentado um exemplo de uma hierarquia de processos.

Para melhor compreensão dos processos organizacionais por todos os envolvidos é necessária a hierarquia ou camadas de decomposição da cadeia de valor, por meio da qual é possível relacionar os processos as estratégias da organização.

Tipologia de Processos

Como já dito, a Cadeia de Valor de Porter é organizada em atividades primárias, que agregam diretamente aos clientes, e atividades de suporte, que sustentam a execução das atividades primárias. Atualmente, a partir da abordagem BPM (Business Process Management), os processos de negócio podem ser classificados em três categorias:

Processos Primários (Centrais, Essenciais ou Finalísticos):

• Associados à concepção e à entrega de produtos e serviços
• Agregam valor diretamente ao cliente
• Representam a essência da organização
• Traduzem a missão da organização
• Processo tipicamente interfuncional ponta a ponta

Processos de Suporte (Apoio):

• Suportam e habilitam outros processos
• Suprem e gerenciam recursos
• Não agregam valor diretamente ao cliente
• Agregam valor para a própria empresa e seus funcionários, bem como aos fornecedores de recursos

Processos Gerenciais (Reguladores):

• Direcionam a evolução do negócio
• Planejam, medem, monitoram e controlam
• Ajudam na garantia da eficiência e eficácia
• Agregam valor para o acionista e entidades externas

A nomenclatura das categorias sofre algumas alterações de empresa para empresa. Por vezes, no mercado, vemos algumas empresas chamando os processos Gerenciais de Estratégicos, não recomendamos essa prática, pois quem diz quais processos são estratégicos é a estratégia organizacional. Deste modo, podemos ter processos primários ou de suporte que são estratégicos.

Estruturando a Arquitetura de Processos

Para estruturar uma arquitetura de processos eficaz, é necessário seguir alguns passos:

Alinhamento e Preparação

• Realizar análise de informações disponíveis (documentos)
• Identificar pessoas chave para participar do trabalho
• Analisar e entender o negócio (reuniões com pessoas chave)
• Entender a estrutura organizacional
• Entender as principais relações entre os agentes internos e externos da organização

Elaboração de Proposta (Níveis 0 e 1):

• Identificar e analisar modelos de referência do mercado
• Construir Arquitetura de Processos Nível 0 (Macroprocessos)
• Construir Arquitetura de Processos Nível 1 (Processos)
• Comparar Arquitetura Atual com Modelos de Referência
• Validar o entendimento com gestores (validar informações coletadas)

Construção dos Detalhamentos

• Detalhar processos (elaboração de Diagrama de Escopo para cada processo)
• Consolidar informações dos processos para os seus macroprocessos (objetivos e indicadores)
• Definir responsáveis pelo processo (Dono e Gestor) - a partir da definição do escopo dos processos

Considerações finais

A Arquitetura de Processos é uma ferramenta poderosa para alinhar estratégia e execução, de forma que as operações de uma organização estejam em sintonia com seus objetivos estratégicos. Ela é fundamental para estabelecer uma governança orientada a processos e estabelecer uma base para a organização uniformizar as iniciativas de processos.

Ao adotar essa abordagem, as empresas podem não apenas otimizar suas operações, mas também se preparar para desafios futuros, mantendo-se competitivas em um mercado em constante evolução. 

Incentivamos os leitores a explorar a implementação da Arquitetura de Processos em suas próprias organizações. Na Collaborative, provemos mentorias, cursos, workshops que proporcionam um aprofundamento valioso neste tema, capacitando profissionais a liderar a transformação organizacional.