Um modelo é uma representação simplificada de uma coisa, um conceito ou uma atividade.

A Modelagem de Processos consiste então no conjunto de atividades envolvidas na representação de processos de negócio existentes ou propostos, sendo considerada uma prática essencial para compreender e otimizar as operações de uma organização. Este artigo explora o conceito, o propósito, os participantes, os níveis de detalhamento, as ferramentas e as notações para modelagem de processos.

Definindo a Modelagem de Processos

Modelar processos envolve atividades destinadas a representar processos de negócios. É crucial estabelecer um propósito claro para a modelagem e delimitar seu escopo, evitando a complexidade desnecessária de tentar abranger todos os aspectos da empresa. O nível de detalhamento e o tipo de modelo dependem dos objetivos específicos da modelagem.

Exemplos de propósito da modelagem:

1. Melhorar o entendimento do negócio;
2. Descrever suficientemente para análise;
3. Avaliar mudanças e melhorias;
4. Propor um novo processo;
5. Servir como base para a automação;
6. Descrever requisitos de nova operação;
7. Servir como base de comunicação;
8. Apoiar em treinamentos;
9. Apoiar a medição de desempenho;
10. Apoiar a auditoria e o controle.

Conteúdo do Modelo

Para elaborar um modelo de processo de negócio, é essencial que ele represente de maneira clara e detalhada os seguintes elementos:

• Atividades: descrição, sequência e interdependência das ações que compõem o processo.
• Eventos: identificação de eventos que iniciam, pausam ou concluem o processo (ex.: gatilhos, fatos, situações ou condições específicas).
• Entregáveis e Artefatos Produzidos: definição dos resultados tangíveis e intangíveis gerados ao longo do processo (ex.: documentos, produtos e serviços).
• Organizações, Funções e Papéis: mapeamento das entidades organizacionais envolvidas, bem como as responsabilidades e funções de cada participante no processo.
• Sistemas de Informação: integração e interação com sistemas de TI que suportam ou automatizam partes do processo.
• Regras de Negócio: conjunto de regras que governam o comportamento e as decisões do processo.
• Métricas de Desempenho de Processos: indicadores utilizados para avaliar a eficácia e eficiência do processo, como tempo de ciclo, custo e nível de satisfação do cliente.
• Pontos de Medição: locais específicos no processo em que os dados são coletados para análise de desempenho.
• Pontos de Controle: mecanismos implementados para monitorar e garantir que o processo esteja alinhado com o que foi definido e em conformidade com as normas estabelecidas.

Um modelo que contempla esses elementos não apenas facilita a compreensão e a comunicação do processo, mas também contribui para a sua gestão e otimização.

Participantes da Modelagem

A modelagem é um processo colaborativo que pode envolver diferentes participantes, cada um desempenhando papéis específicos para garantir o sucesso da modelagem. A seguir, são apresentados os possíveis participantes e suas funções:

Modelos podem ser criados por:

• Indivíduos: modelos podem ser desenvolvidos por uma única pessoa, especialmente em projetos de menor escala ou quando o conhecimento especializado é concentrado em um único indivíduo.
• Grupos: projetos mais complexos geralmente exigem a colaboração de um grupo, permitindo a integração de diversas perspectivas e conhecimentos.

Em uma abordagem estruturada, normalmente haverá:

• Um facilitador: responsável por coordenar o processo de modelagem, garantindo que os objetivos sejam claros e que todos os participantes possam contribuir efetivamente. O facilitador também ajuda a resolver conflitos e a manter o foco da equipe.
• Um modelador: responsável por traduzir as informações e ideias dos especialistas em um modelo formal. O modelador deve ter habilidades técnicas e de comunicação para capturar com precisão as necessidades e os requisitos do projeto.
• Vários especialistas

Os especialistas fornecem o conhecimento necessário para a criação do modelo. Os especialistas geralmente são divididos em diferentes níveis de responsabilidade e conhecimento dentro da organização:

• Liderança executiva: oferece a visão estratégica e garante que o modelo esteja alinhado com os objetivos organizacionais de longo prazo.
• Gerência intermediária: traduz a visão estratégica em requisitos práticos e operacionais, além de fornecer insights sobre a viabilidade e a implementação do modelo.
• Executores: possuem o conhecimento prático e técnico necessário para fornecer detalhes específicos e garantir que o modelo seja aplicável no dia a dia das operações.

A colaboração entre esses participantes é crucial para o desenvolvimento de modelos que sejam precisos, úteis e alinhados com os objetivos estabelecidos. Cada participante traz uma perspectiva única e a integração dessas perspectivas é essencial para o sucesso da modelagem.

Níveis de Detalhamento na Modelagem de Processos

O nível de detalhamento e o tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da modelagem:

1. Diagrama de Processo
   • É a representação mais básica de um processo.
   • Serve como ponto de partida para entendimento das principais atividades.
   • Caracteriza-se por baixa precisão e menos detalhes.
2. Mapa de Processo
   • Um avanço em relação ao diagrama de processo.
   • Oferece uma visão mais completa, incluindo participantes, eventos e resultados.
   • Proporciona maior precisão.
3. Modelo de Processo
   • É a representação mais detalhada e abrangente de um processo.
   • Evolui com a adição de novas informações.
   • Permite simulação e suporta a automação.

Os processos podem ser modelados em vários níveis de detalhe, desde uma visão abstrata e contextual até uma abordagem mais detalhada e específica. Cada nível oferece benefícios distintos, permitindo que as organizações escolham a abordagem que melhor se adapta às suas necessidades:

• O Diagrama proporciona clareza e compreensão: facilita a comunicação, em nível macro, entre equipes e partes interessadas.
• O Mapa apoia a identificação de oportunidades: ajuda a identificar gargalos e áreas de melhoria.
• O Modelo é a base para Automação: fornece uma base sólida para a automação de processos.

Ferramentas de Modelagem de Processos

Diversas ferramentas podem ser utilizadas na modelagem de processos, desde métodos tradicionais até tecnologias avançadas:

• Quadros brancos e flip-charts: ideais para brainstorming e esboços rápidos.
• Notas adesivas: úteis para organizar ideias e etapas de processo de forma visual e colaborativa.
• Tecnologias de BPM: oferecem suporte digital para modelagem, simulação e automação de processos.

As ferramentas tecnológicas adotam notações padronizadas para a modelagem de processos. Uma notação consiste em um conjunto de símbolos e regras que definem o significado desses símbolos. Alguns exemplos de notações utilizadas:

• Fluxograma: conjunto simples e limitado de símbolos, de aprendizado rápido, que facilita entendimento do fluxo de um processo. Precursor de notações modernas.
• EPC (Event-driven Process Chain): focado na modelagem de processos de negócios orientados a eventos. Considera eventos como “gatilhos para” ou “resultados de” uma etapa do processo.
• UML (Unified Modeling Language): conjunto padrão de notações técnicas de diagramação orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
• IDEF (Integrated Definition Language): conjunto simples de símbolos, consistindo em caixas de processo com setas mostrando entradas, saídas, controles e mecanismos.
• BPMN (Business Process Model and Notation): notação específica para modelagem de processos de negócios, possibilita a automação dos processos e facilita a comunicação da área de negócios e TI.

Este artigo não tem como objetivo detalhar ou comparar as notações mencionadas, mas sim destacar sua importância e aplicação em diferentes contextos de modelagem.

Considerações finais

A modelagem de processos é vital para qualquer organização que busca melhorar seu desempenho e se manter viva e competitiva no cenário atual. Ao entender e modelar os processos de negócios, as empresas têm a chance de otimizar a forma como criam e distribuem valor e de alinhar a estratégia aos processos e às pessoas, aumentando assim as chances de sucesso em seus objetivos organizacionais.

Incentivamos os leitores a explorar a modelagem de processos em suas organizações. Não a modelagem com o fim em si mesma, mas a modelagem alinhada a um propósito e em um formato que seja adequado para quem irá utilizá-la. Na Collaborative, provemos cursos e workshops que proporcionam um aprofundamento valioso neste tema, capacitando profissionais a liderar a transformação organizacional.