No cenário competitivo atual, as organizações buscam constantemente formas de otimizar seus processos e traduzir suas estratégias para a prática do dia a dia. A Arquitetura de Processos emerge como uma ferramenta essencial nesse contexto, proporcionando uma visão estruturada que conecta a estratégia organizacional aos processos. Este artigo explora o conceito, os benefícios e os passos para estruturar uma Arquitetura de Processos.

O que é Arquitetura de Processos?

Ao introduzir o conceito de Cadeia de Valor, Michael Porter foi o primeiro autor a enfatizar o papel dos processos para alcançar vantagens competitivas.

Porter definiu Cadeia de Valor como um conjunto de atividades interconectadas executadas por um negócio para entregar valor aos seus clientes. Para o autor, toda empresa possui atividades primárias, que agregam diretamente aos clientes, e atividades de suporte, que sustentam a execução das atividades primárias. Porter argumentou que uma empresa pode criar vantagem competitiva sustentável ao ajustar a Cadeia de Valor à estratégia pretendida.

Mais recentemente, tem-se utilizado a expressão Arquitetura de Processos para nomear a organização lógica dos diversos processos de um negócio, em uma visão integrada.

A Arquitetura de Processos pode ser definida então como a organização dos processos de uma empresa de maneira que eles suportem a sua entrega de valor. A Arquitetura de Processos oferece uma visão holística, base para o alinhamento dos processos críticos do negócio à estratégia definida. Essa abordagem não apenas ajuda a melhorar a eficiência operacional, mas também é a base para que os esforços da organização estejam focados em alcançar os resultados desejados.

Benefícios da Arquitetura de Processos

Implementar uma arquitetura de processos traz inúmeros benefícios: 

1. Facilidade na Identificação dos Processos de Negócio: permite identificar claramente os processos e seus relacionamentos, facilitando o alinhamento com os objetivos estratégicos.
2. Formalização da Visão de Processos: estabelece a base para uma gestão compartilhada por meio de comitês de processos, promovendo uma governança eficaz e colaborativa.
3. Visibilidade das Interfaces Críticas: identifica e destaca interfaces que requerem atenção, especialmente em processos de alto risco e complexidade.
4. Conhecimento Estruturado dos Pontos de Interação com Clientes: alinha as iniciativas de processos com a entrega de valor ao cliente, adotando uma abordagem centrada no cliente (visão outside-in).
5. Facilidade na Identificação de Duplicidades e Desconexões: ajuda a detectar e corrigir duplicidades, desconexões ou lacunas nos processos, promovendo a eficiência operacional.
6. Visibilidade para o Desdobramento de Indicadores: permite a definição de indicadores claros para medir o desempenho dos processos, tanto de suporte quanto finalísticos.
7. Estrutura Organizada para Acesso à Informação: cria a base para um repositório de padrões que facilita o acesso dos colaboradores às informações e normativas dos processos, promovendo a conformidade e eficiência.

Níveis de Detalhamento na Arquitetura de Processos

Um dos desafios na criação da Arquitetura de Processos é determinar o nível de detalhe necessário. É importante encontrar um equilíbrio entre a complexidade e a praticidade, garantindo que os processos sejam representados de forma clara, mas sem excessos que possam dificultar a implementação.

O nível de detalhe deve ser suficiente para permitir uma compreensão clara dos processos e suas interações, mas flexível o bastante para permitir ajustes conforme necessário. Dessa forma, o número de níveis e seus nomes/rótulos variam de acordo com os métodos e convenções de nomenclatura utilizados em diferentes organizações. Abaixo é apresentado um exemplo de uma hierarquia de processos.

Para melhor compreensão dos processos organizacionais por todos os envolvidos é necessária a hierarquia ou camadas de decomposição da cadeia de valor, por meio da qual é possível relacionar os processos as estratégias da organização.

Tipologia de Processos

Como já dito, a Cadeia de Valor de Porter é organizada em atividades primárias, que agregam diretamente aos clientes, e atividades de suporte, que sustentam a execução das atividades primárias. Atualmente, a partir da abordagem BPM (Business Process Management), os processos de negócio podem ser classificados em três categorias:

Processos Primários (Centrais, Essenciais ou Finalísticos):

• Associados à concepção e à entrega de produtos e serviços
• Agregam valor diretamente ao cliente
• Representam a essência da organização
• Traduzem a missão da organização
• Processo tipicamente interfuncional ponta a ponta

Processos de Suporte (Apoio):

• Suportam e habilitam outros processos
• Suprem e gerenciam recursos
• Não agregam valor diretamente ao cliente
• Agregam valor para a própria empresa e seus funcionários, bem como aos fornecedores de recursos

Processos Gerenciais (Reguladores):

• Direcionam a evolução do negócio
• Planejam, medem, monitoram e controlam
• Ajudam na garantia da eficiência e eficácia
• Agregam valor para o acionista e entidades externas

A nomenclatura das categorias sofre algumas alterações de empresa para empresa. Por vezes, no mercado, vemos algumas empresas chamando os processos Gerenciais de Estratégicos, não recomendamos essa prática, pois quem diz quais processos são estratégicos é a estratégia organizacional. Deste modo, podemos ter processos primários ou de suporte que são estratégicos.

Estruturando a Arquitetura de Processos

Para estruturar uma arquitetura de processos eficaz, é necessário seguir alguns passos:

Alinhamento e Preparação

• Realizar análise de informações disponíveis (documentos)
• Identificar pessoas chave para participar do trabalho
• Analisar e entender o negócio (reuniões com pessoas chave)
• Entender a estrutura organizacional
• Entender as principais relações entre os agentes internos e externos da organização

Elaboração de Proposta (Níveis 0 e 1):

• Identificar e analisar modelos de referência do mercado
• Construir Arquitetura de Processos Nível 0 (Macroprocessos)
• Construir Arquitetura de Processos Nível 1 (Processos)
• Comparar Arquitetura Atual com Modelos de Referência
• Validar o entendimento com gestores (validar informações coletadas)

Construção dos Detalhamentos

• Detalhar processos (elaboração de Diagrama de Escopo para cada processo)
• Consolidar informações dos processos para os seus macroprocessos (objetivos e indicadores)
• Definir responsáveis pelo processo (Dono e Gestor) - a partir da definição do escopo dos processos

Considerações finais

A Arquitetura de Processos é uma ferramenta poderosa para alinhar estratégia e execução, de forma que as operações de uma organização estejam em sintonia com seus objetivos estratégicos. Ela é fundamental para estabelecer uma governança orientada a processos e estabelecer uma base para a organização uniformizar as iniciativas de processos.

Ao adotar essa abordagem, as empresas podem não apenas otimizar suas operações, mas também se preparar para desafios futuros, mantendo-se competitivas em um mercado em constante evolução. 

Incentivamos os leitores a explorar a implementação da Arquitetura de Processos em suas próprias organizações. Na Collaborative, provemos mentorias, cursos, workshops que proporcionam um aprofundamento valioso neste tema, capacitando profissionais a liderar a transformação organizacional.

Um modelo é uma representação simplificada de uma coisa, um conceito ou uma atividade.

A Modelagem de Processos consiste então no conjunto de atividades envolvidas na representação de processos de negócio existentes ou propostos, sendo considerada uma prática essencial para compreender e otimizar as operações de uma organização. Este artigo explora o conceito, o propósito, os participantes, os níveis de detalhamento, as ferramentas e as notações para modelagem de processos.

Definindo a Modelagem de Processos

Modelar processos envolve atividades destinadas a representar processos de negócios. É crucial estabelecer um propósito claro para a modelagem e delimitar seu escopo, evitando a complexidade desnecessária de tentar abranger todos os aspectos da empresa. O nível de detalhamento e o tipo de modelo dependem dos objetivos específicos da modelagem.

Exemplos de propósito da modelagem:

1. Melhorar o entendimento do negócio;
2. Descrever suficientemente para análise;
3. Avaliar mudanças e melhorias;
4. Propor um novo processo;
5. Servir como base para a automação;
6. Descrever requisitos de nova operação;
7. Servir como base de comunicação;
8. Apoiar em treinamentos;
9. Apoiar a medição de desempenho;
10. Apoiar a auditoria e o controle.

Conteúdo do Modelo

Para elaborar um modelo de processo de negócio, é essencial que ele represente de maneira clara e detalhada os seguintes elementos:

• Atividades: descrição, sequência e interdependência das ações que compõem o processo.
• Eventos: identificação de eventos que iniciam, pausam ou concluem o processo (ex.: gatilhos, fatos, situações ou condições específicas).
• Entregáveis e Artefatos Produzidos: definição dos resultados tangíveis e intangíveis gerados ao longo do processo (ex.: documentos, produtos e serviços).
• Organizações, Funções e Papéis: mapeamento das entidades organizacionais envolvidas, bem como as responsabilidades e funções de cada participante no processo.
• Sistemas de Informação: integração e interação com sistemas de TI que suportam ou automatizam partes do processo.
• Regras de Negócio: conjunto de regras que governam o comportamento e as decisões do processo.
• Métricas de Desempenho de Processos: indicadores utilizados para avaliar a eficácia e eficiência do processo, como tempo de ciclo, custo e nível de satisfação do cliente.
• Pontos de Medição: locais específicos no processo em que os dados são coletados para análise de desempenho.
• Pontos de Controle: mecanismos implementados para monitorar e garantir que o processo esteja alinhado com o que foi definido e em conformidade com as normas estabelecidas.

Um modelo que contempla esses elementos não apenas facilita a compreensão e a comunicação do processo, mas também contribui para a sua gestão e otimização.

Participantes da Modelagem

A modelagem é um processo colaborativo que pode envolver diferentes participantes, cada um desempenhando papéis específicos para garantir o sucesso da modelagem. A seguir, são apresentados os possíveis participantes e suas funções:

Modelos podem ser criados por:

• Indivíduos: modelos podem ser desenvolvidos por uma única pessoa, especialmente em projetos de menor escala ou quando o conhecimento especializado é concentrado em um único indivíduo.
• Grupos: projetos mais complexos geralmente exigem a colaboração de um grupo, permitindo a integração de diversas perspectivas e conhecimentos.

Em uma abordagem estruturada, normalmente haverá:

• Um facilitador: responsável por coordenar o processo de modelagem, garantindo que os objetivos sejam claros e que todos os participantes possam contribuir efetivamente. O facilitador também ajuda a resolver conflitos e a manter o foco da equipe.
• Um modelador: responsável por traduzir as informações e ideias dos especialistas em um modelo formal. O modelador deve ter habilidades técnicas e de comunicação para capturar com precisão as necessidades e os requisitos do projeto.
• Vários especialistas

Os especialistas fornecem o conhecimento necessário para a criação do modelo. Os especialistas geralmente são divididos em diferentes níveis de responsabilidade e conhecimento dentro da organização:

• Liderança executiva: oferece a visão estratégica e garante que o modelo esteja alinhado com os objetivos organizacionais de longo prazo.
• Gerência intermediária: traduz a visão estratégica em requisitos práticos e operacionais, além de fornecer insights sobre a viabilidade e a implementação do modelo.
• Executores: possuem o conhecimento prático e técnico necessário para fornecer detalhes específicos e garantir que o modelo seja aplicável no dia a dia das operações.

A colaboração entre esses participantes é crucial para o desenvolvimento de modelos que sejam precisos, úteis e alinhados com os objetivos estabelecidos. Cada participante traz uma perspectiva única e a integração dessas perspectivas é essencial para o sucesso da modelagem.

Níveis de Detalhamento na Modelagem de Processos

O nível de detalhamento e o tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da modelagem:

1. Diagrama de Processo
   • É a representação mais básica de um processo.
   • Serve como ponto de partida para entendimento das principais atividades.
   • Caracteriza-se por baixa precisão e menos detalhes.
2. Mapa de Processo
   • Um avanço em relação ao diagrama de processo.
   • Oferece uma visão mais completa, incluindo participantes, eventos e resultados.
   • Proporciona maior precisão.
3. Modelo de Processo
   • É a representação mais detalhada e abrangente de um processo.
   • Evolui com a adição de novas informações.
   • Permite simulação e suporta a automação.

Os processos podem ser modelados em vários níveis de detalhe, desde uma visão abstrata e contextual até uma abordagem mais detalhada e específica. Cada nível oferece benefícios distintos, permitindo que as organizações escolham a abordagem que melhor se adapta às suas necessidades:

• O Diagrama proporciona clareza e compreensão: facilita a comunicação, em nível macro, entre equipes e partes interessadas.
• O Mapa apoia a identificação de oportunidades: ajuda a identificar gargalos e áreas de melhoria.
• O Modelo é a base para Automação: fornece uma base sólida para a automação de processos.

Ferramentas de Modelagem de Processos

Diversas ferramentas podem ser utilizadas na modelagem de processos, desde métodos tradicionais até tecnologias avançadas:

• Quadros brancos e flip-charts: ideais para brainstorming e esboços rápidos.
• Notas adesivas: úteis para organizar ideias e etapas de processo de forma visual e colaborativa.
• Tecnologias de BPM: oferecem suporte digital para modelagem, simulação e automação de processos.

As ferramentas tecnológicas adotam notações padronizadas para a modelagem de processos. Uma notação consiste em um conjunto de símbolos e regras que definem o significado desses símbolos. Alguns exemplos de notações utilizadas:

• Fluxograma: conjunto simples e limitado de símbolos, de aprendizado rápido, que facilita entendimento do fluxo de um processo. Precursor de notações modernas.
• EPC (Event-driven Process Chain): focado na modelagem de processos de negócios orientados a eventos. Considera eventos como “gatilhos para” ou “resultados de” uma etapa do processo.
• UML (Unified Modeling Language): conjunto padrão de notações técnicas de diagramação orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
• IDEF (Integrated Definition Language): conjunto simples de símbolos, consistindo em caixas de processo com setas mostrando entradas, saídas, controles e mecanismos.
• BPMN (Business Process Model and Notation): notação específica para modelagem de processos de negócios, possibilita a automação dos processos e facilita a comunicação da área de negócios e TI.

Este artigo não tem como objetivo detalhar ou comparar as notações mencionadas, mas sim destacar sua importância e aplicação em diferentes contextos de modelagem.

Considerações finais

A modelagem de processos é vital para qualquer organização que busca melhorar seu desempenho e se manter viva e competitiva no cenário atual. Ao entender e modelar os processos de negócios, as empresas têm a chance de otimizar a forma como criam e distribuem valor e de alinhar a estratégia aos processos e às pessoas, aumentando assim as chances de sucesso em seus objetivos organizacionais.

Incentivamos os leitores a explorar a modelagem de processos em suas organizações. Não a modelagem com o fim em si mesma, mas a modelagem alinhada a um propósito e em um formato que seja adequado para quem irá utilizá-la. Na Collaborative, provemos cursos e workshops que proporcionam um aprofundamento valioso neste tema, capacitando profissionais a liderar a transformação organizacional.